Coinvolgere gli associati in attività dell’associazione e favorire la partecipazione agli eventi sono i modi più efficaci per trasmettere i vantaggi concreti che derivano dall’associazionismo.
Grazie agli eventi è più semplice trasmettere ai tuoi associati il reale valore aggiunto dei servizi che l’associazione gli offre, e ottenere così un immediato e rapido aumento del tasso dei rinnovi.
In questo articolo scoprirai 5 strategie per coinvolgere gli associati negli eventi associativi!
Non lasciare nulla al caso
Molto probabilmente la tua associazione organizza eventi con una certa regolarità: incontri di approfondimento, seminari, tavole rotonde, conferenze… organizzare eventi in un’associazionedovrebbe essere la norma. Come riuscire allora a fare la differenza? Il segreto per organizzare eventi di enorme successo è non lasciare niente al caso: ogni evento va progettato, organizzato e pianificato sin nei minimi dettagli con una cura maniacale o quasi di ogni aspetto sin dalle basi.
Coinvolgi gli associati in un flusso di comunicazione
Creare un flusso di comunicazione per coinvolgere gli associati significa lasciar loro qualcosa, lasciar loro qualcosa dell’evento, e tale flusso di comunicazione passa necessariamente attraverso un messaggio emozionale.
Pensa a che cosa ti rimane quando sei tu ospite di un evento: una cena curata, non solo nel cibo ma anche – per esempio – nella combinazione dei posti a tavola, la musica, la location o un’impostazione delle luci.
Sono tutti dettagli da cui puoi prendere spunto, purché tu riesca a declinarli nella specificità della tua associazione o del particolare evento, nei messaggi che vuoi veicolare, nell’obiettivo che ti sei posto. E proprio il tuo obiettivo deve diventare il perno su cui basare l’organizzazione dell’evento, tenendo ben presente che il target deve avere occasioni di interazione divertenti: in questo modo sei sicuro che non sarai dimenticato, così come non sarà dimenticato il tuo evento. Anzi, il successo che hai ottenuto organizzando l’evento diventerà un tassello di esperienza per te e per la tua associazione.
Tratta il tuo evento come un prodotto
La parte più difficile di organizzare eventi è convincere persone che vivono giornate molto impegnate a investire parte del loro tempo nel nostro evento.
Se applichiamo l’equazione tempo = denaro risulta molto chiaro come questo equivalga a una vera e propria vendita. E la cosa peggiore del processo di vendita sono le false promesse (che i più professionali chiamano overselling).
Se la scaletta del tuo evento prevede determinati speaker, non dovranno esserci defezioni dell’ultimo minuto: probabilmente molti fra i presenti erano interessati a uno specifico intervento, e rimarrebbero disorientati e delusi se questo saltasse improvvisamente.
Non voglio dire che devi anticipare ogni possibile evento inatteso ma, perché il tuo evento sia un successo e lasci una sensazione positiva a tutti i partecipanti, devi prevedere un piano B che ti consenta di rispondere alla maggior parte degli imprevisti.
Cerca per esempio di avere una riserva per ogni relatore, la cui preparazione sul medesimo argomento sia di pari livello, e pronto a intervenire in caso di defezione del nome in programma.
Se poi nella promozione dell’evento hai usato determinate grafiche, colori, messaggi e musica, riprendili anche durante l’evento. L’ospite potrà avvertire un senso di continuità tra quello che gli è stato promesso e ciò che gli stai effettivamente presentando.
Mantieni sempre le promesse
Se hai pianificato tutto nel migliore dei modi, il giorno dell’evento aspetterai con tranquillità che gli ospiti arrivino. Fare tutto secondo manuale include esserti preso cura di tutte le misure logistiche e aver attivato i canali per coinvolgere gli associati in attività associative: attività di email, post sponsorizzati sui social e la creazione di una sezione nel sito e nell’app dell’associazione dedicata alla giornata.
Insomma, hai fatto sorgere negli invitati il desiderio di essere presente al tuo evento.
Ora devi dare soddisfazione alle loro aspettative: un evento ha successo quando i presenti possono godere di contenuti di valore… per loro!
Organizza il post-evento prima dell’evento
La gestione del post-evento è una fase molto delicata nel processo di organizzazione eventi per la tua associazione, indispensabile per determinare la riuscita o meno di un evento.
L’attività che più di altre ti permette di raccogliere opinioni sull’evento che hai organizzato per la tua associazione, di stringere ulteriormente le relazioni che hai creato durante l’evento, e capire se sei stato bravo a coinvolgere gli associati, è il follow up.
Lo devi fare una volta terminato il tuo evento, ma non puoi dire di aver organizzato l’evento fino a quando non hai pianificato i follow up.
Prima dell’evento devi infatti avere già deciso che cosa comunicare agli ospiti nel post-evento. Devi scegliere se inviare un messaggio di ringraziamento, meglio se personalizzato e corredato con elementi di valore (esempio tipico: le slide degli interventi, una galleria fotografica o un montaggio video dei momenti salienti), con la richiesta di compilare un questionario.
Il questionario è importantissimo se vuoi organizzare eventi in un’associazione, perché ti consente di far luce su eventuali debolezze da migliorare per il futuro.
Se il tuo evento è durato più giorni devi pianificare le attività di follow up giorno per giorno; in generale, per l’invio non aspettare oltre 48 ore.
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Hai letto il post con attenzione? Per te organizzare eventi in un’associazione sarà un gioco da ragazzi… o quasi.
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